Briefpapier ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsausstattung. Auch wenn heute viele Dokumente digital versendet werden, vermittelt ein professionell gestaltetes Briefpapier weiterhin einen entscheidenden Eindruck von einem Unternehmen.

Angebote, Rechnungen, Anschreiben, Verträge und andere Dokumente werden häufig auf Basis des Briefpapiers erstellt. Entsprechend sollte die Gestaltung nicht nur optisch zum Unternehmen passen, sondern auch praktisch und flexibel funktionieren.

Wer Briefpapier erstellen lassen möchte, sollte deshalb nicht einfach Logo und Kontaktdaten auf eine A4-Seite setzen. Ein professionelles Briefpapier ist Teil des Corporate Designs und muss sowohl für den Druck als auch für digitale Dokumente geeignet sein.

Was gehört auf ein professionelles Briefpapier?

Ein Briefpapier sollte die wichtigsten Unternehmensinformationen übersichtlich darstellen, ohne vom eigentlichen Inhalt abzulenken.

Je nach Unternehmen können beispielsweise enthalten sein:

• Logo
• Unternehmensname
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Website
• Geschäftsführung
• Handelsregisterangaben
• Umsatzsteuer-ID
• Bankverbindung
• weitere gesetzlich erforderliche Angaben

Welche Informationen tatsächlich erforderlich sind, hängt von der Rechtsform und dem jeweiligen Dokument ab.

Die Gestaltung sollte dabei genügend Platz für den eigentlichen Brieftext lassen.

Warum Briefpapier erstellen lassen?

Ein professionelles Briefpapier sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild über verschiedene Kommunikationsmittel hinweg.

Wenn beispielsweise Website, Visitenkarte, Broschüre und Briefpapier dieselben Farben, Schriften und Gestaltungselemente verwenden, entsteht ein konsistenter Markenauftritt.

Das wirkt insbesondere bei Geschäftskommunikation wichtig, bei der das Dokument selbst häufig den ersten visuellen Kontakt mit einem Unternehmen darstellt.

Briefpapier als Bestandteil des Corporate Designs

Das Briefpapier sollte nicht isoliert gestaltet werden.

Es sollte sich aus dem bestehenden Corporate Design ableiten.

Dazu gehören beispielsweise:

• Logo
• Farben
• Typografie
• Abstände
• Gestaltungselemente
• Bildsprache
• Icons

Ein neues Briefpapier kann deshalb auch ein guter Anlass sein, das bestehende Erscheinungsbild eines Unternehmens zu überprüfen.

Wenn das Logo modernisiert oder das Corporate Design bereits überarbeitet wurde, sollte auch die Geschäftsausstattung entsprechend angepasst werden.

Gedrucktes und digitales Briefpapier

Heute wird Briefpapier häufig in zwei unterschiedlichen Situationen verwendet.

Gedrucktes Briefpapier

Gedruckte Schreiben können beispielsweise für Verträge, offizielle Anschreiben oder hochwertige Geschäftskommunikation eingesetzt werden.

Hier spielen Papierqualität, Druckverfahren und Farben zusätzlich zur Gestaltung eine Rolle.

Digitales Briefpapier

Viele Unternehmen benötigen außerdem eine digitale Vorlage für Word, Google Docs oder andere Office-Anwendungen.

Hier muss die Gestaltung so angelegt werden, dass Mitarbeiter Texte selbstständig einfügen können, ohne das Layout zu verändern.

Das ist ein wichtiger Unterschied zu einer reinen Druckdatei.

Briefpapier als Word-Vorlage

Wenn Mitarbeiter regelmäßig eigene Dokumente erstellen, kann eine professionelle Word-Vorlage sinnvoll sein.

Dabei werden beispielsweise festgelegt:

• Seitenränder
• Kopfbereich
• Fußbereich
• Textbereiche
• Absatzformate
• Schriftarten
• Farben
• Seitenzahlen
• Platzhalter

Das erleichtert die tägliche Verwendung und sorgt dafür, dass Dokumente trotz unterschiedlicher Inhalte einheitlich aussehen.

Briefpapier für Unternehmen im Maschinenbau

Gerade Industrieunternehmen verwenden zahlreiche unterschiedliche Dokumente.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• technische Schreiben
• Projektunterlagen
• Rechnungen
• Verträge
• Präsentationen
• Produktdokumentationen

Ein einheitliches Briefpapier kann dabei helfen, diese Kommunikation visuell zusammenzuführen.

Besonders wichtig ist eine sachliche und klare Gestaltung. Das Design sollte die technische Kompetenz des Unternehmens unterstützen, ohne unnötig dekorativ zu wirken.

Was macht gutes Briefpapier aus?

Professionelles Briefpapier zeichnet sich vor allem durch klare Gestaltung aus.

Gute Hierarchie

Der Empfänger sollte sofort erkennen können, von welchem Unternehmen das Dokument stammt und wo sich die relevanten Informationen befinden.

Ausreichend Weißraum

Der eigentliche Brieftext sollte ausreichend Platz bekommen. Ein überladener Kopf- oder Fußbereich kann die Lesbarkeit beeinträchtigen.

Konsistente Typografie

Schriftgrößen und Abstände sollten aufeinander abgestimmt sein.

Klare Informationsstruktur

Kontaktdaten und rechtliche Angaben sollten schnell auffindbar sein.

Funktionales Layout

Das Briefpapier muss auch dann funktionieren, wenn ein Schreiben eine oder mehrere Seiten umfasst.

Mehrseitiges Briefpapier richtig gestalten

Bei längeren Dokumenten reicht eine einzige A4-Gestaltung nicht immer aus.

Für die zweite und folgende Seite kann deshalb eine reduzierte Variante sinnvoll sein.

Beispielsweise können Logo und Kontaktdaten auf den Folgeseiten deutlich zurückhaltender dargestellt werden, sodass möglichst viel Platz für den Inhalt bleibt.

Bei umfangreichen technischen Dokumenten kann zusätzlich eine klare Seitenstruktur mit Seitenzahlen und Dokumentinformationen sinnvoll sein.

Briefpapier und Rechnungen

Auch Rechnungen können auf Basis des Corporate Designs gestaltet werden.

Dabei sollte jedoch zwischen Gestaltung und den gesetzlichen Pflichtangaben unterschieden werden.

Die Gestaltung kann beispielsweise Logo, Farben, Typografie und Layout definieren. Die konkreten Rechnungsangaben müssen anschließend vollständig und korrekt enthalten sein.

Für die laufende Buchhaltung kann es sinnvoll sein, das Briefpapier beziehungsweise Rechnungslayout direkt in der verwendeten Software abzubilden.

Welche Formate sollte ich erhalten?

Je nach Verwendung können unterschiedliche Dateien benötigt werden.

Für ein professionelles Briefpapier kommen beispielsweise infrage:

• PDF für den Druck
• Word-Vorlage für digitale Dokumente
• editierbare Quelldatei
• gegebenenfalls Vorlagen für weitere Office-Anwendungen

Wenn das Briefpapier auch digital verwendet werden soll, sollte bereits bei der Gestaltung darauf geachtet werden, dass es mit den vorgesehenen Programmen zuverlässig funktioniert.

Briefpapier für Word erstellen lassen

Eine Word-Vorlage ist besonders praktisch, wenn mehrere Personen innerhalb eines Unternehmens Dokumente erstellen.

Dabei sollte nicht einfach eine fertige PDF als Hintergrund in Word eingefügt werden. Je nach Anwendungsfall ist eine sauber aufgebaute Vorlage sinnvoller.

Darin können beispielsweise Kopf- und Fußzeilen sowie Formatvorlagen entsprechend vorbereitet werden.

So können Mitarbeiter Inhalte ändern, ohne jedes Mal das komplette Layout neu erstellen zu müssen.

Was kostet es, Briefpapier erstellen zu lassen?

Die Kosten hängen vom Umfang der Gestaltung und den benötigten Vorlagen ab.

Ein einfaches Briefpapier auf Basis eines vorhandenen Corporate Designs ist weniger aufwendig als die Entwicklung eines komplett neuen Erscheinungsbildes.

Relevant sind beispielsweise:

• bestehendes Corporate Design
• Neugestaltung oder Anpassung
• Anzahl der Seitenvarianten
• Druckversion
• digitale Vorlage
• Word-Vorlage
• zusätzliche Dokumentvorlagen
• erforderliche Korrekturschleifen

Wenn gleichzeitig Visitenkarte, Briefpapier, E-Mail-Signatur und weitere Geschäftsausstattung benötigt werden, kann die Gestaltung als zusammenhängendes Corporate-Design-System umgesetzt werden.

Briefpapier zusammen mit Visitenkarte und Geschäftsausstattung

Ein professioneller Geschäftsauftritt besteht selten nur aus einem einzelnen Medium.

Sinnvoll kann eine einheitliche Gestaltung beispielsweise für folgende Anwendungen sein:

• Briefpapier
• Visitenkarte
• E-Mail-Signatur
• Rechnung
• Angebotsvorlage
• Präsentation
• Unternehmensbroschüre
• Produktbroschüre
• Website

Dadurch entsteht ein durchgängiger Markenauftritt.

Gerade bei kleineren und mittelständischen Unternehmen kann eine einheitliche Geschäftsausstattung dazu beitragen, dass Kommunikation professioneller und strukturierter wirkt.

Häufige Fehler beim Briefpapier

Zu viele Informationen

Wenn Logo, Kontaktdaten, Social-Media-Icons, Grafiken und weitere Elemente gleichzeitig um Aufmerksamkeit konkurrieren, wird das Briefpapier schnell unübersichtlich.

Zu wenig Platz für Inhalte

Das Briefpapier sollte nicht so stark gestaltet sein, dass für den eigentlichen Brief kaum Platz bleibt.

Fehlende digitale Version

Ein ausschließlich für den Druck entwickeltes Briefpapier ist für viele Unternehmen heute nicht ausreichend.

Nicht zum Corporate Design passend

Ein Briefpapier sollte nicht wie ein eigenständiges Design wirken, sondern Teil des gesamten Markenauftritts sein.

Schlechte Word-Vorlage

Wenn Mitarbeiter das Layout bei jeder Verwendung manuell korrigieren müssen, ist die Vorlage nicht praxistauglich aufgebaut.

Mein Ansatz beim Briefpapier-Design

Beim Erstellen eines Briefpapiers berücksichtige ich nicht nur die Gestaltung der einzelnen A4-Seite, sondern auch den späteren Einsatz.

Dazu gehört die Frage, ob das Briefpapier gedruckt, digital versendet oder als Word-Vorlage verwendet wird.

Auf Grundlage des bestehenden Corporate Designs entsteht ein klares Layout, das Logo, Typografie, Farben und Unternehmensinformationen miteinander verbindet, ohne den eigentlichen Inhalt zu überladen.

Je nach Bedarf kann das Briefpapier außerdem gemeinsam mit Visitenkarten, Broschüren, Präsentationen, Website und weiteren Kommunikationsmitteln gestaltet werden.

Fazit

Ein professionelles Briefpapier ist ein kleines, aber wichtiges Element des Unternehmensauftritts. Es sollte nicht nur gut aussehen, sondern im täglichen Einsatz funktionieren.

Besonders wichtig sind eine klare Informationshierarchie, ausreichend Platz für Inhalte, eine passende Gestaltung und die Möglichkeit zur digitalen Verwendung.

Für Unternehmen, die ihren Markenauftritt modernisieren, kann die Neugestaltung des Briefpapiers außerdem ein Teil einer umfassenderen Überarbeitung des Corporate Designs und der Geschäftsausstattung sein.

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