Wer sich selbstständig machen möchte, muss verschiedene organisatorische, steuerliche und praktische Punkte klären. Die folgende Checkliste gibt Ihnen eine strukturierte Übersicht – von der ersten Geschäftsidee bis zum Start der Kundengewinnung.

1. Geschäftsidee und Positionierung

• Geschäftsidee konkretisieren
• Zielgruppe definieren
• Problem bzw. Bedarf der Zielgruppe bestimmen
• Leistungen und Produkte festlegen
• Alleinstellungsmerkmale herausarbeiten
• Geschäftsmodell festlegen
• Preise kalkulieren
• Umsatz- und Gewinnziel definieren
• Businessplan erstellen, sofern sinnvoll oder erforderlich
• Finanzierungsbedarf ermitteln

2. Freiberuflich oder gewerblich?

• Prüfen, ob die Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ausgeübt wird
• Bei Unsicherheit Finanzamt oder Steuerberatung einbeziehen
• Bei Gewerbetätigkeit Gewerbe anmelden
• Bei freiberuflicher Tätigkeit steuerliche Erfassung beim Finanzamt durchführen

Die Einordnung hängt von der konkreten Tätigkeit ab. Die Bezeichnung „Selbstständiger“ allein entscheidet nicht darüber, ob eine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist.

3. Anmeldung und Behörden

• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen
• Steuernummer beantragen
• Prüfen, ob Umsatzsteuer berechnet werden muss
• Kleinunternehmerregelung prüfen
• Vorauszahlungen berücksichtigen
• Falls erforderlich: Gewerbeanmeldung
• Falls erforderlich: Eintragung in Berufsregister oder Kammern
• Branchenspezifische Genehmigungen prüfen

4. Geschäftskonto und Finanzen

• Separates Geschäftskonto einrichten
• Einnahmen und Ausgaben organisieren
• Rücklagen für Steuern bilden
• Betriebsausgaben erfassen
• Belege digital archivieren
• Rechnungsnummernsystem festlegen
• Zahlungsfristen festlegen
• Mahnprozess definieren
• Monatliche Einnahmen und Ausgaben kontrollieren

Ein separates Geschäftskonto ist nicht für jede Form der Selbstständigkeit zwingend vorgeschrieben, erleichtert aber die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen erheblich.

5. Buchhaltung und Steuern

• Buchhaltungssystem auswählen
• Rechnungssoftware einrichten
• Steuerberater beauftragen oder Buchhaltung selbst organisieren
• Einkommensteuer berücksichtigen
• Umsatzsteuer berücksichtigen, sofern relevant
• Gewerbesteuer prüfen, sofern gewerblich
• Aufbewahrungspflichten beachten
• Steuerliche Fristen im Kalender hinterlegen

6. Versicherungen und Absicherung

Je nach Tätigkeit können unterschiedliche Versicherungen relevant sein:

• Krankenversicherung klären
• Pflegeversicherung berücksichtigen
• Altersvorsorge planen
• Berufshaftpflicht prüfen
• Betriebshaftpflicht prüfen
• Berufsunfähigkeitsversicherung prüfen
• Rechtsschutzversicherung prüfen
• Weitere branchenspezifische Versicherungen prüfen

Welche Versicherungen tatsächlich sinnvoll oder erforderlich sind, hängt stark von Ihrer Tätigkeit ab.

7. Angebot und Preise

• Leistungen klar definieren
• Leistungsumfang schriftlich festlegen
• Preise kalkulieren
• Zahlungsbedingungen definieren
• Anzahlungen prüfen
• Stornierungsbedingungen festlegen
• Umgang mit Zusatzleistungen definieren
• Korrekturschleifen bzw. Änderungswünsche regeln
• Angebote und Verträge vorbereiten

Gerade bei Dienstleistungen sollte möglichst klar geregelt sein, was im vereinbarten Preis enthalten ist.

8. Rechtliche Grundlagen

• Allgemeine Geschäftsbedingungen prüfen, sofern benötigt
• Verträge vorbereiten
• Impressum erstellen
• Datenschutzerklärung erstellen
• Datenschutzprozesse prüfen
• Widerrufsrecht prüfen, sofern relevant
• Urheberrechte und Nutzungsrechte klären
• Branchenspezifische Vorschriften prüfen

Bei rechtlichen Texten sollte im Zweifel eine fachkundige Prüfung erfolgen.

9. Corporate Design und Marke

Bevor Sie mit der Kundengewinnung starten, sollten Sie festlegen, wie Ihr Unternehmen nach außen auftreten soll.

• Unternehmensname festlegen
• Logo entwickeln
• Farben definieren
• Schriftarten festlegen
• Bildsprache definieren
• Gestaltungselemente entwickeln
• Corporate-Design-Richtlinien dokumentieren

Ein einheitliches Erscheinungsbild erleichtert die spätere Gestaltung von Website, Visitenkarten, Präsentationen, Social Media und weiteren Kommunikationsmitteln.

10. Website

• Domain sichern
• E-Mail-Adresse mit eigener Domain einrichten
• Website konzipieren
• Leistungen darstellen
• Über-mich-/Über-uns-Seite erstellen
• Referenzen integrieren
• Kontaktmöglichkeit einrichten
• Call-to-Action definieren
• Impressum einfügen
• Datenschutzerklärung einfügen
• Mobile Darstellung prüfen
• Ladezeiten prüfen
• Kontaktformular testen

Die Website sollte nicht nur informieren, sondern Besuchern möglichst klar zeigen, was Sie anbieten und wie sie mit Ihnen Kontakt aufnehmen können.

11. Kommunikationsmaterialien

Je nach Geschäftsmodell können beispielsweise folgende Materialien sinnvoll sein:

• Visitenkarten
• Briefpapier
• Angebotsvorlage
• Rechnungsvorlage
• Präsentationsvorlage
• Flyer
• Broschüre
• Social-Media-Vorlagen
• E-Mail-Signatur
• ggf. Beschilderung

12. Kundengewinnung vorbereiten

• Zielkunden definieren
• Akquisewege auswählen
• Empfehlungsmarketing aufbauen
• Social-Media-Profile einrichten
• LinkedIn-Profil optimieren, falls relevant
• Google-Unternehmensprofil prüfen, falls relevant
• Referenzen sammeln
• Kundenstimmen einholen
• Erstkontakt-Prozess definieren
• Angebotserstellung standardisieren
• Follow-ups planen

13. Organisation

• E-Mail-System einrichten
• Kalender organisieren
• Aufgabenmanagement einrichten
• CRM auswählen
• Dokumentenablage strukturieren
• Backup-System einrichten
• Passwortmanager verwenden
• Zeiterfassung einrichten, falls sinnvoll
• Prozesse für Angebote und Rechnungen definieren

14. Vor dem ersten Kunden

Vor dem tatsächlichen Start sollten Sie möglichst folgende Punkte erledigt haben:

• Angebot steht
• Preise stehen
• Zahlungsbedingungen stehen
• Website ist online
• Kontaktmöglichkeiten funktionieren
• Rechnungsvorlage ist fertig
• Verträge sind vorbereitet
• Buchhaltung ist eingerichtet
• geschäftliche E-Mail-Adresse funktioniert
• wichtige Versicherungen sind geklärt
• Kundengewinnung kann beginnen

15. Die ersten 30 Tage

Nach dem Start geht es vor allem darum, tatsächlich Kunden und Aufträge zu gewinnen.

Woche 1

• Positionierung überprüfen
• Website fertigstellen
• Angebote vorbereiten
• erste Kontakte aktivieren

Woche 2

• persönliche Kontakte ansprechen
• Empfehlungen nutzen
• Akquise starten
• relevante Plattformen und Netzwerke nutzen

Woche 3

• erste Gespräche auswerten
• häufige Kundenfragen dokumentieren
• Angebot gegebenenfalls verbessern
• Website anhand der Rückmeldungen optimieren

Woche 4

• Anfragen und Angebote auswerten
• Abschlussquote betrachten
• Umsatz und Kosten kontrollieren
• Kundengewinnung systematisieren

Kompakte Checkliste zum Abhaken

Geschäft

• Geschäftsidee
• Zielgruppe
• Positionierung
• Angebot
• Preise
• Geschäftsmodell

Formalitäten

• Freiberuflich/gewerblich geklärt
• Finanzamt
• Steuernummer
• ggf. Gewerbeanmeldung
• ggf. Genehmigungen

Finanzen

• Geschäftskonto
• Buchhaltung
• Rechnungen
• Steuerrücklagen
• Versicherungen

Außenauftritt

• Name
• Logo
• Corporate Design
• Domain
• E-Mail-Adresse
• Website
• Kommunikationsmaterialien

Kundengewinnung

• Zielkunden
• Akquise
• Empfehlungen
• Online-Präsenz
• Referenzen
• Kundenbewertungen
• Follow-up-Prozess

Organisation

• Kalender
• CRM
• Dokumentenablage
• Backup
• Verträge
• Angebotsvorlagen

Fazit

Sie müssen nicht jeden Punkt gleichzeitig erledigen. Entscheidend ist, zunächst die Grundlagen zu schaffen: Angebot, Zielgruppe, Formalitäten, Finanzen, professioneller Auftritt und Kundengewinnung.

Danach können Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt professionalisieren und die Selbstständigkeit weiter ausbauen.

FAQs: Selbstständig machen